На початку поділюся повчальною історією. У студентські роки викладач фізичного виховання доручив нам розчистити від снігу спортивний майданчик. Термін виконання - одна пара. Ми впоралися приблизно за 30 хвилин і, задоволені результатом, прийшли звітувати.
У відповідь нас відправили… розкидати сніг назад по майданчику. Колишній військовий - дисципліна понад усе. Але в цій ситуації був глибокий практичний зміст, який нам наочно продемонстрували.
Будь-які нормативи мають під собою підстави: вони сформовані досвідом, перевірені практикою та часом. Якщо встановлено норму «пара» - значить, саме стільки і передбачено. Сьогодні випало кілька сантиметрів снігу - і завдання виконується швидко. А завтра може намести по коліно? Норматив - річ системна: якщо його регулярно перевиконувати, його або підвищать, або скоротять терміни. Легше від цього не стане нікому.
Цей принцип я добре засвоїв, і він неодноразово допомагав у професійній діяльності. Якщо норматив передбачає дві години роботи, а завдяки досвіду ви виконуєте її за одну - не поспішайте демонструвати це як новий стандарт. Дві години - і крапка.
Інакше з часом саме одна година стане новою нормою. І якщо щось піде не так, резерву часу вже не буде. Аргументи про «раніше це займало дві години» сприйматися не будуть - оцінюється поточний результат, а не історія.
З внутрішнім замовником усе зрозуміло. Зовнішньому, здається, можна здати роботу раніше, отримати оплату та рухатися далі. Це можливо, але лише за умови, що це разова співпраця.
Якщо ж замовник постійний, він також зафіксує новий фактичний строк виконання. Надалі він плануватиме роботи, виходячи з цієї скороченої тривалості. І якщо ви не вкладетеся - виникне невдоволення та сумніви у вашій професійності.
Особливо критично це для проєктів з великою кількістю етапів. У проєктній роботі найбільш цінний ресурс - час. Якщо зазначено, що етап триває один тиждень - працюйте в межах тижня, навіть якщо фактично впоралися за три дні.
Не поспішайте здавати етап одразу. Використайте резерв часу: почніть підготовку до наступного етапу, проведіть додаткову перевірку, оптимізуйте процеси. Робота завжди знайдеться. Натомість у вас залишиться часовий буфер.
Після офіційної здачі етапу такого резерву вже не буде - ви одразу переходите до наступного. І не факт, що, стартувавши занадто швидко, не зіткнетеся з труднощами через недопрацювання або пропущені деталі.
У будь-якому проєкті, незалежно від якості попереднього планування, завжди виникають непередбачувані обставини. Саме резерв часу стає тим «страховим механізмом», який дозволяє втримати графік.
Навіть якщо ви умовно «виконали п’ятирічний план за три роки», це не гарантує позитивного результату. Замовник зробить два висновки:
- ви можете працювати швидше;
- ви не завжди коректно встановлюєте та витримуєте строки.
Це означає, що наступного разу строки можуть визначити без вашої участі. У підсумку - постійний цейтнот, перевантаження та робота в режимі авралу. Чи варто це того?
Багато колег скаржаться на брак часу. Проте детальний аналіз часто показує, що вони самі створили собі ці умови, систематично перевиконуючи строки без стратегічного планування.
Будь-який норматив або план можна перевиконати лише один раз:
перший раз - вас похвалять;
другий - сприймуть як належне;
третій - невиконання вже трактуватимуть як недопрацювання.
Особисто я давно застосовую емпіричні коефіцієнти: обсяг матеріалів у проєкті множу на 1,25, а запланований час збільшую в 1,5–2 рази.
Резерв не створює проблем - особливо коли йдеться про такий стратегічний ресурс, як час.